計画通りに進めるための計画の立て方【Think Smart】

あなたは仕事を計画通りに進められますか?
毎朝「ここまでやる」と決めたことを、実際に予定通りに進められた日はどれだけありますか?

しましま
しまぞう

計画通りに進まないと、ギリギリになって追い込まないといけなくなったり、周囲の方に迷惑をかけてしまったり、色々大変ですよね。
なにより、「なんで自分はこんなに仕事ができないんだろう…」とネガティブな気持ちになりますよね。

仕事が計画通りに進まないのは、十中八九、計画の立て方に問題があります
そして無理のある計画を立ててしまうのは、人間本来の性質によるところが大きいです。

逆に言えば、その性質を理解して対策しさえすれば、計画倒れを劇的に減らすことができます

本記事では、計画倒れをしてしまう人間の性質とその対策についてご紹介いたします。
※本記事はロルフ・ドベリ著「Think Smart」を参考に執筆いたしました

スポンサーリンク

なぜ私たちは無理な計画を立ててしまうのか

以下のように計画を立てるときに楽観的になってしまうことが原因です。

  • 希望的観測で計画を立ててしまう
  • プロジェクトだけに意識が向いてしまう

希望的観測で計画を立ててしまう

私たちは現実を無視した「希望的観測」で計画を立ててしまう傾向があります。

  • スムーズにいけば3日で終わる!と思っていたけど、そもそもスムーズに行かない。
  • (本気出せば)「今日中にできます!」と宣言したけど、本気出しても普段とあまり変わらない。

あなたにも覚えがありませんか?後になって冷静に考えれば、どれも前提条件が楽観的すぎますね。
スムーズに物事が進むことは実際にはほとんどありませんし、あるときだけいつも以上のパワーが発揮できるなんてことも現実的ではありません。

もちろんたまにはうまく行くこともあると思いますが、このような希望的観測でいつも計画を立てていては、計画通りに行かないことが多くなり、精神的に消耗してしまいます

プロジェクトだけに意識が向いてしまう

計画倒れのもう一つの原因は、プロジェクトだけに意識が向いてしまうことです。

あるプロジェクトの進行中にも、その他のプロジェクトを進行させなければいけませんし、
どのプロジェクトにも必ず不測の事態が発生します。

また、以下のような予定外の仕事も発生するでしょう。

  • 客先からのクレームに対応しなくてはいけなくなった
  • ちょっとした庶務を頼まれた
  • 過去にリリースしたソフトウェアに不具合が見つかった

こんなことは日常茶飯事で、しかも結構な時間を取られたりします。なのに、計画を立てるときには織り込んでいなかったりしますよね。

発生するかどうかわからない仕事を予定に組み込めないと思われるかもしれませんが、発生しない方がむしろごく稀なので、計画に入れておくのが自然です。

このように私たちはプロジェクト外のことを見逃しがちになってしまうのです。

上手に計画を立てるには

仕事を計画通りに進めるには、ここまでお話しした計画倒れの原因にひとつも当てはまってはいけません。ですが、それってかなり難しいことなのかなと思います。

このため、以下のような方法をとると良いです。

  • 過去の実績ベースで計画を立てる
  • うまく行かないとしたら何が原因になるかを考える

過去の実績ベースで計画を立てる

未来の計画を立てるときには過去の実績を参考にしましょう
今取り組もうとしていることも過去と同じだけの時間がかかると考えるのは自然なことですよね。

過去にやっているから今度はもっと早くできると思うかもしれませんが、それこそ上で述べた「希望的観測」です。確かに多少は早くできるかもしれませんが、計画段階ではとにかく悲観的になるべきです。
計画より早く終わったなら前倒しにすればよいだけです。

このように過去の実績をもとにして計画を立てましょう。
なお、過去を参考にするには日頃から予実管理をしていることが重要になるので、そこも怠らないようにしましょう。

過去の実績がない場合にはこの方法は使えません。
そのような場合には見積もった時間は確実に少なめになっていると思っていいです。見積もった2倍の時間がかかると思っていても多すぎないぐらいです。

うまく行かないとしたら何が原因になるかを考える

もう一つ重要なことは失敗を想定しておくことです。
そんなことすでにやっていると思われるかもしれませんが、どのように想定するかが重要です。

よくあるのはどういう失敗をしそうなのかを考える方法だと思います。
ですが、私たちはこれまでその方法では想定しきれなかった失敗をどれだけしてきたでしょうか?

つまり、この方法では失敗を十分に想定することはできないのです。

これに対して、良いとされているのが「死亡前死因分析」と言われる方法です。

文字通りに読むと自分が死亡する前にその死因を分析するということです。
これを仕事に置き換えると、仕事が失敗に終わったり計画通りに進まない結果になると想像し、その過程を考えるということになります。

このように失敗を前提に考えることでより正確に失敗を想定できるというわけです。失敗を想定できれば対策することができ、計画倒れが少なくなります。

まとめ

本記事では物事を計画通りに進めるための計画の立て方を説明しました。

無理な計画を立ててしまう原因は以下の通りです。

  • 希望的観測で計画を立ててしまう
  • プロジェクトだけに意識が向いてしまう

上手に計画を立てるには以下のようにしましょう。

  • 過去の実績ベースで計画を立てる
  • うまく行かないとしたら何が原因になるかを考える

なお、本記事はロルフ・ドベリ著「Think Smart」を参考にしました。
この本には私たちが陥りがちな思考の罠とその対策が紹介されています。思考の罠を知ることで、仕事やプライベートの様々なトラブルを防ぐことができます。

コメント

タイトルとURLをコピーしました